Hur länge måste man spara tidrapporter?
Det beror på vad tidrapporten är. Har den legat till grund för ett belopp du bokfört är den räkenskapsinformation, och då gäller bokföringslagens sju år. Har ingenting bokförts utifrån den är den din egen arbetsanteckning, och ingen bokföringsregel säger hur länge du ska behålla den.
Sju år, räknat varifrån?
Bokföringslagen 7 kap. kräver att räkenskapsinformation bevaras i minst sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Startpunkten är alltså inte datumet på tidrapporten, vilket är det som gör att många räknar ett år för kort.
- En tidrapport från mars 2026, i en firma vars räkenskapsår är kalenderåret.
- Räkenskapsåret avslutas den 31 december 2026.
- Kalenderåret det avslutades i går ut den 31 december 2026.
- Sju år därefter: underlaget ska gå att visa till och med den 31 december 2033.
När är en tidrapport räkenskapsinformation?
- Den är underlag till ett belopp på en utgående faktura, så att beloppet går att härleda: ja.
- Den är underlag till en lön eller ett arvode som bokförts: ja.
- Den är din egen logg över hur veckan gick, och ingenting bokfördes utifrån den: nej.
Gränsen går vid om posten behövs för att förstå en bokförd affärshändelse. Är du osäker i ett enskilt fall är det revisorn som avgör och inte den här sidan.
Har du anställda gäller något annat parallellt
Anteckningar om jourtid, övertid och mertid (arbetstidslagen 11 §) är arbetsgivarens ansvar och ska kunna visas för Arbetsmiljöverket. Det är en annan regel med ett annat syfte än bokföringslagens, och den ena ersätter inte den andra.
Praktiskt
- Behåll underlaget i den form du bokförde det. Ett exporterat underlag som stämmer med beloppet är lättare att förklara än en skärmbild.
- Byter du system ska det gamla underlaget gå att läsa under hela perioden, inte bara så länge prenumerationen löper.
I wallticker ligger dina poster kvar till du själv tar bort dem, och du kan ladda ner allt ditt eget innehåll som en fil. Det gör inte wallticker till ditt arkiv. Sjuårskravet är ditt, och det du behöver kunna visa hör hemma där du sparar din bokföring.